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メールの洪水から解放してくれるGmailのラベルとフィルタ機能の使い方

メールの洪水から解放してくれるGmailのラベルとフィルタ機能の使い方

ポイントサイトに登録する際に必ず必要となるのがメールアドレス。本サイトで強く推奨しているのは、Googleが提供するGmailを利用する方法です。

Gmailはクラウド型のEmailサービスで、パソコンからでもスマホからでも常に同じ内容を参照する事が出来ます。また、強力なフィルタ機能が付いていて、たとえ数十サイトに及ぶ大量のポイントサイトに登録していたとしても、各サイトのフォルダに自動で仕分けてくれ(正確にはフォルダ仕分けではなくラベル付け)、設定によってはメールが到着したことを知らせないようにすることも出来ます。このような便利な機能によって、複数のポイントサイトからのメールの洪水で受信トレイがメールであふれ、重要なメールを見逃してしまい、スマホはメール着信のメロディが鳴り続けるといったような異常な状態から解放されるのです。

ここでは、Gmailにおける受信トレイとフォルダおよびラベルの関係やアーカイブの概念といったGmailの基本機能について説明し、フィルタ機能の設定方法について解説、最後に具体的に各ポイントサイトのフィルタ設定例を紹介します。

従来の配信型Emailとクラウド型Emailの違い

Gmailはクラウド型のEmailサービスです。従来の配信型Emailサービスではサーバーに届いたEmailを受信すると、Emailはサーバーから消去され、パソコンやスマホなどの受信した端末に保存されます。パソコンで受信したメールはそのパソコンでしか見ることは出来ず、スマホや他のパソコンで見ることは出来ません。

一方、クラウド型のEmailサービスでは、全てのメールの情報は常にネットワーク側に存在し、メールを「受信」したとしても、サーバーから消去されることも、メールをダウンロードして端末に保存される事もありません。メールクライアント・メールアプリはただ単にネットワーク側の情報を参照しその結果を画面に表示しているに過ぎないのです。

スマホにはGmailアプリが存在しますが、パソコンではアプリすら存在しません。全てはChromeやInternet Explorer等のウェブブラウザで閲覧する、いわゆる「ウェブアプリ」として動作しています。このため、ログインするためのユーザー名とパスワードさえあれば、異なる端末からいつでも全く同じ情報、画面を見る事が出来るのです。

フォルダに分けるのではなくラベルを貼る

従来の配信型のEmailサービスでは、受信したメールを所望のフォルダに移動させて仕分けていました。Gmailにもフォルダとよく似た機能がありますが、これは正確にはラベルと呼ばれる機能です。

例えばポイントサイトのハピタスから受信したメールに対して、「ハピタス」と「ポイントサイト」という二つのラベルを付けたとしましょう。すると、画面左側にあたかもフォルダ一覧のように表示されているラベル一覧の中から「ハピタス」をクリックして選択すると、このメールが表示されます。ここまではフォルダとラベルに大きな違いはありません。ラベル機能がフォルダと決定的に違うのは「ポイントサイト」のラベルを選択しても同じメールが表示されるところです。つまり同じメールが「ハピタス」にも「ポイントサイト」にもどちらにも表示されるのです。まるでメールが2つのフォルダにコピーされたかのようですね。

Gmailのラベル

このラベル機能はポイントサイトからのメールだけでなく、プライベートのメール管理にも役立ちます。例えば、大学の同級生で、サークルも同じ、なぜか今は釣り仲間の友人からメールが来た際、「○○大学」「○○サークル」「釣り仲間」のどのフォルダにメールを仕分けるのを悩む必要はもうありません。このメールには「○○大学」「○○サークル」「釣り仲間」の3つのラベルを貼りつけておけば、画面左側の「○○大学」「○○サークル」「釣り仲間」のどのラベルを選択してもこの友人からのメールは表示されるのです。

Gmailではこのように、「フォルダにメールを仕分ける」のではなく、メールにひとつまたは複数のラベルを貼って管理していくことになります。

ラベルの作成方法

メールにラベルを付与する前に、先にラベルを定義、作成しておく必要があります。ラベルの作り方は、画面左端のラベル一覧の一番下にある「開く」をクリックすることから始まります。

Gmailのラベルの作成方法①

すると、拡張メニューが表示されるので、「新しいラベルを作成」をクリックします。

Gmailのラベルの作成方法②

新規に作成したいラベル名を入力し、「作成」ボタンをクリックすれば出来上がりです。

Gmailのラベルの作成方法③

階層構造をもったラベル=サブラベル

一般的にフォルダが階層構造を持つように、ラベルにも階層構造を持たせることが出来ます。先の例では「ハピタス」も「ポイントサイト」も同列の、同じ階層構造のレベルに存在していましたが、「ハピタス」を「ポイントサイト」の下部構造にあるよう階層構造を持たせてみましょう。

やり方は2通りあります。

【方法1】既に存在するラベル「ポイントサイト」の下にサブラベル「ハピタス」を追加する。

Gmailのサブラベル①

ラベル「ポイントサイト」の右端にある▼マークをクリックして表示された「サブラベルを追加」を選択すると、以下のような画面が出てくるので、「新しいラベル名を入力してください」の欄にサブラベル「ハピタス」を入力して「作成」をクリックします。

Gmailのサブラベル②

【方法2】既に存在するラベル「ハピタス」をラベル「ポイントサイト」の下部構造に移動してサブラベル化する。

Gmailのサブラベル③

ラベル「ハピタス」の右端にある▼マークをクリックして表示された「編集」を選択すると、以下のような画面が出てくるので、「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れ「ポイントサイト」を選択して「保存」をクリックします。

Gmailのサブラベル④

このような作業を何度か繰り返し、ラベル「ポイントサイト」の下部構造に「ハピタス」をはじめとしていくつかのサブラベルを追加した結果を以下に示します。

Gmailのサブラベル⑤

受信トレイとアーカイブ

Gmailの場合、後で記述するフィルタで明示的に除外しない限り、全てのメールは「受信トレイ」にまずは置かれます。あなたはこの受信トレイに到着したメールを上から順に見ていけば、基本的に全てのメールに目を通すことができるというわけです。

ではそのメールを読み終わったらどうするか。どこかのフォルダに移動する?いや、Gmailにはフォルダという考え方はありません。それとも読んだメールは削除してしまう派?Gmail流のやり方は、適切なラベルを付けて、アーカイブするのが正解です。

実はGmailにおける受信トレイとは「受信トレイ」という名のラベルに過ぎません。そしてアーカイブするということは、この受信トレイというラベルを剥がす行為に等しいのです。アーカイブすることで、受信トレイのラベルが削除されるので、受信トレイからそのメールは消えて無くなるというわけです。

自動でラベルを付けてくれるフィルタ機能

受信トレイに置かれたメールをアーカイブする前にラベルを貼ると説明しましたが、いちいち手動でラベルを貼っていては非常に面倒です。もちろんGmailはこのラベル貼りを自動で行ってくれる機能を用意しています。それが、フィルタ機能と呼ばれるものになります。

フィルタ機能はラベルを貼るだけでなく、以下のようなことを自動で行うことが出来ます。

  • 受信トレイをスキップ (アーカイブする)
  • 既読にする
  • スターを付ける
  • ラベルを付ける
  • 転送する
  • 削除する
  • 迷惑メールにしない
  • 常に重要マークを付ける
  • 重要マークを付けない
  • カテゴリを適用する

最初の「受信トレイをスキップ」する機能は、ポイントサイトを効率良く利用する上で非常に大切な機能で、これをONにするとメールを受信しても受信トレイに置かれることなく、メールが着信したことが通知されなくなります。

ポイントサイト用に専用のメールアドレスを用意することを推奨しているサイトやブログをたまに見かけますが、Gmailではそのような事は全く不要で、仕事にプライベートにとメインで使っているGmailのアドレスをポイントサイトでも使ったとしても、この「受信トレイをスキップ」する機能のおかげで、何の不都合も生じません。必要になったらその時初めて適切なラベルを見に行けば良いのです。

フィルタの作成方法

フィルタを作成する方法は複数存在しますが、ここではラベルを自動で貼りつけたいメールを表示させてからフィルタを作成する方法を説明しましょう。

まずは該当するメールを選択して表示させたら、画面上段中央にある「その他」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

Gmailのフィルタの作成方法①

すると以下のような画面が表示されます。

Gmailのフィルタの作成方法②

注意したいのは最上段のFromの部分。デフォルトでは選択したメールの差出人のアドレスとなっています。しかし、これからハピタスから来るいかなるメール、つまりsupport@hapitas.jpだけでなく、enq@hapitas.jpやinfo@hapitas.jpといった同じhapitas.jpドメインから来るメール全ても自動でラベル付けしたいのであれば、ここのFromの部分を「hapitas.jp」と書き換えればOKです。

Gmailのフィルタの作成方法③

次に画面右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックし、「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」にチェックを入れ、「ラベルを付ける」にチェックを入れ、メールに貼り付けたいラベルを指定します。最後に「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れ、「フィルタを作成」ボタンをクリックすれば、フィルタの完成です。

Gmailのフィルタの作成方法④

これで今後受信するhapitas.jpドメインからの全てのメールには、自動で「ハピタス」というラベルが貼られ、受信トレイにその痕跡を残さない(メール着信したことを知らせない)ようになります。また、「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れたことにより、受信済のメールにもラベルが貼られています。

既に作成済のフィルタ条件を確認、編集、削除したい時は、画面右上にある歯車アイコンをクリックして、設定をクリックします。

Gmailのフィルタの作成方法⑤

次に画面上部の「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックするとフィルタ一覧が表示されます。

Gmailのフィルタの作成方法⑥

フィルタ一覧の右側の「編集」「削除」をクリックすれば既存のフィルタの編集・削除を行うことが出来ます。

Gmailのフィルタの作成方法⑦

フィルタの作成例

以下、「ポイントサイト/○○○」とあるラベルは、ラベル「ポイントサイト」の下に「○○○」というサブラベルがあり、そのサブラベルをラベルとして指定していることを意味します。

  • ハピタス
    条件: from:(hapitas.jp)
    処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「ポイントサイト/ハピタス」を付ける
  • モッピー
    条件: from:(moppy.jp)
    処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「ポイントサイト/モッピー」を付ける
  • ちょびリッチ
    条件: from:(chobirich.com)
    処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「ポイントサイト/ちょびリッチ」を付ける

まとめ

これまで見てきた通り、GoogleのGmailの持つ強力なラベル機能とフィルタ機能によって、プライベートもビジネスもポイントサイトも全てこれ一本でカバーすることが出来ることがわかっていただけたかと思います。スマホとの連携もばっちりで、今後の陸マイラー・ライフに欠かせないツールであることは言うまでもないでしょう。

まだGmail使ってないという方、なにやら「ラベル」やら「フィルタ」やら難しそうで敬遠している方、この記事を良く読んでGmailと共に快適な陸マイラー生活を楽しんでいって下さい。

らくとん
作成日 2019年03月31日 22時28分
更新日 2019年04月25日 00時42分
5009文字
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